国际会议申请流程

一、国际会议的归口管理

国际合作处处是学校申办和举办在华国际会议的归口管理部门，校内各办会单位负责国际会议举办的具体事务。

二、国际会议申报程序

学院会议组织方拟文→国际合作处修改审核→校办机要科出红头文→网上系统填写，提交教育部国际合作与交流司审评（共历时两个月，需至少提前三月以上申报）

二、国际会议的预报

1、 一般性的国际会议(参会外宾规模在300人以下，总人数在800以下d)：上半年的会议在当年1月底之前预报会议计划，下半年的会议在当年9月底之前预报会议计划。

2、 不涉及敏感政治问题，外宾人数30人以下的小型自然科学技术类国际会议可不用预报计划，但必须按规定提前5个月报批。

3、 重大的国际会议（参会外宾规模在300人以上，总人数800以上）：每年11月前预报下年度的国际会议计划。

三、举办国际会议程序

1、向国际合作处处提交申请材料。办会单位至少在对外承诺前4个月将书面申请送达外事处（具体内容、格式、字体、排版参考“国际会议排版模板”）。申请内容应包括：

（1） 国际会议的中、英文全称；

（2） 举办日期、会期、地点；

（3） 主办单位、合办单位、协办单位、委托承办单位名称（国外单位应注明中外文全称）；

（4） 与会人员范围、会议规模、中方人数，其中港澳台人员人数以及外宾人数；

（5） 会议的主题、议题和主要内容；

（6） 举办国际会议的必要性、预期达到的目的、利弊分析；

（7） 经费来源及经费预算；

（8） 外方与会人员中（英）文姓名、单位、职务；

（9） 港澳与会人员姓名、单位、职务；

（10）台湾与会人员姓名、单位、职务

（11）如有赞助，提供正式赞助函件；

（12）会议联络人员及联系方式。

2、 国际合作处上报学校出文。

3、会议组织方填写系统，并附学校红头文，上报教育部审批

3、 获取教育部批件。

4、 对外承诺或发会议通知。教育部批准同意办会后，办会单位正式对外承诺或发会议通知。

5、 正式举办会议。由各办会单位负责国际会议的具体事务。

6、 系统提交总结材料。会议结束后，办会单位于1个月内完成外籍专家信息登记及会议总结报告。